• The.Ismaili Portugal | 13 July 2023 | Portugal

    Recrutamento: Executive Assistant

    Foto: DR

O National Council para Portugal encontra-se a recrutar para a posição de "Executive Assistant", para as suas instalações no Centro Ismaili, Lisboa. As candidaturas estão abertas até 16 de julho de 2023.

 

Reportando hierarquicamente ao Executive Officer (EO) do National Council (NC), o(a) Executive Assistant (EA) é responsável por assegurar todas as tarefas administrativas do National Council (NC), sendo o primeiro ponto de contacto com o Jamat e outras entidades.

RESPONSABILIDADES GERAIS

O(A) EA deverá assegurar uma eficiente organização de informação e do sistema de arquivo, assim como dar suporte em todas as necessidades logísticas relativas às atividades do NC.

Trabalhando em estreita articulação com o Communication Coordinator (CC) e o EO, o(a) EA apoiará diretamente a Instituição em tudo o que se relacione com ferramentas de comunicação interna e externa.

O(A) EA também apoiará o NC em todas as atividades outreach realizadas no Centro Ismaili, desde o apoio na definição e implementação da estratégia, até à comunicação, networking e marketing proativo e agressivo.

TAREFAS ESPECÍFICAS

1. Suporte Administrativo

  • Dar suporte e executar todas as atividades administrativas do Secretariado.
  • Gerir e arquivar toda a documentação relativa a correspondência, declarações, processos de bayats, nikkahs e funerais.
  • Receber, registar, distribuir e preparar respostas para a correspondência recebida.
  • Gerir a correspondência recebida e enviada a MHI, assegurar a distribuição de Talikas ou outros anúncios destinados à jurisdição de Portugal (Portugal, Espanha e Angola).
  • Coordenação logística de reuniões/atividades internacionais, realizadas em Portugal.
  • Suporte na organização das reuniões de NC.
  • Assegurar que toda a logística relacionada ao trabalho se encontra dentro dos procedimentos.
  • Gerir, encomendar e distribuir o material de economato.
  • Gestão de traduções e retraduções.
  • Atualização contínua da base de dados do Jamat (iiPortugal), incluindo a atualização dos títulos de honra e de novas nomeações.
  • Atualização contínua da base de dados outreach, em articulação com outras instituições (AKDN, AKF, Imamat Seat, etc.).

2. Comunicação

  • Implementação de ferramentas de comunicação interna, em articulação com o CC, membro para Graphics e EO.
  • Gestão dos anúncios internos (jaherats).
  • Suporte à equipa de Communications & Publications (C&P) na produção da Newsletter semanal, via website the.ismaili Portugal. Ocasionalmente, preparar e submeter os artigos no referido website.
  • Suporte à comunicação externa, sempre que solicitado.

3. Projetos internacionais

  • Suporte administrativo ao projeto do TKN, parte integrante do portfolio de Capacity Development, incluindo o apoio no desenvolvimento de Terms of Reference (TORs), na gestão da Plataforma Excelare e na preparação de relatórios trimestrais para o TKN Central Office (TKN CO).

4. Memorabilia

  • Gestão de Memorabilia do Golden / Diamond Jubilee, e outros (incluindo inventário, armazenamento e distribuição).

5. Local Council

  • Suporte na definição e implementação de estratégias e políticas.
  • Providenciar o suporte e orientação necessários em todos os procedimentos administrativos.

6. Outros

  • Outras atividades necessárias para o funcionamento adequado da Instituição, assim como apoio direto de secretariado ao Presidente, Vice-Presidente e EO.
  • Elaboração das atas das reuniões e retiros do NC, entre outras.

7. Livros do Centro Ismaili

  • Gestão dos livros do Centro Ismaili (incluindo inventário, armazenamento e distribuição).

8. Gestão das visitas guiadas ao Centro Ismaili

  • Suporte à estrutura de visitas guiadas e aos guias.
  • Gestão das solicitações de visitas guiadas e respetiva coordenação.

9. Nomeações das equipas voluntárias

  • Apoio no processo de nomeações.
  • Recolha de informação e respetiva consolidação.
  • Produção dos anúncios e folheto de nomeações.

10. Jamatkhanas

  • Arquivar o registo de presenças nos JKs.
  • Elaborar relatórios mensais de assiduidade nos JKs.

11. Guia do Centro Ismaili

REQUISITOS

Experiência Profissional:

  • Preferencialmente, com experiência profissional como Assistente Administrativo(a).

Habilitações Técnicas:

  • Forte sentido de organização.
  • Bons conhecimentos de informática na ótica do utilizador.
  • Gosto e interesse pela atividade institucional e pelo trabalho voluntário.

Habilitações Académicas: 

  • Habilitações académicas ao nível da licenciatura, preferencialmente ao nível da Gestão / Ciências Sociais / Comunicação.

Proficiência em línguas:

  • Excelentes capacidades de comunicação oral e escrita, em português e em inglês. A fluência oral e escrita em português é essencial.

Disposição:

O candidato deverá:

  • Estar pessoalmente envolvido com a essência, missão e valores da Instituição, assim como a ética que esta reflete.
  • Possuir uma compreensão e apreciação dos processos institucionais e do Jamat, incluindo a compreensão do trabalho com a liderança voluntária.
  • Ter uma boa compreensão do Jamat de Portugal.
  • Ter um forte desejo de contribuir substancialmente para o progresso do Jamat e das Instituições.
  • Ter capacidade para lidar de forma discreta com assuntos confidenciais e abordar as suas responsabilidades com um elevado grau de integridade, pessoal e profissional, empatia e sensibilidade.

Os candidatos interessados deverão enviar a sua Carta de Apresentação e Curriculum Vitae até ao dia 16 de julho de 2023, ao cuidado do Executive Officer Karim Rajabali ([email protected]).